Más allá del Check-in: Usando IA y Vibe Coding para asombrar a nuestra comunidad

Por AWS User Group Monterrey
@hectormtz @vikomex @sebastianmarines

El AWS User Group Monterrey lleva años reuniendo a su comunidad cada mes.  El formato que ya todos conocemos, con venue prestado, dos charlas, pizza y cerveza, funciona, pero desde el inicio tuvimos claro que queríamos construir algo más que un evento técnico. Buscábamos que cada MeetUp fuera una experiencia que la gente quisiera repetir y compartir, y que se posicionara como una conversación relevante dentro de la comunidad.

Eso nos ha llevado a experimentar de forma constante, tanto en los formatos como en los temas y la dinámica de cada sesión. Con el tiempo, la pregunta que empezó a guiar estas decisiones fue: ¿cómo podemos mejorar la experiencia incluso antes de que comience el MeetUp?

En todo evento hay momentos que nadie diseña. No son las charlas ni el networking, sino la entrada, el intermedio y la salida. Decidimos enfocarnos en el inicio y eliminar fricciones que todos hemos vivido al registrarte, llenar formularios, esperar un sticker o buscar un marcador. Es un momento que nadie mide y que nadie recuerda, pero, de cierta forma, afecta la experiencia.

Durante dos años iteramos distintas soluciones, desde hojas de Excel hasta formularios digitales con impresión, pero la fricción seguía ahí. Fue entonces cuando notamos algo obvio que habíamos ignorado. La mayoría de las personas que asisten a nuestros eventos ya tienen un AWS Builder ID. Sus datos ya existen, ya están validados, y los mantienen ellos mismos. ¿Por qué seguíamos pidiéndoles que los escribieran de nuevo?

Hoy, cuando alguien llega al MeetUp, solo muestra su QR de AWS Builder Center o comparte su username. En menos de 12 segundos el sistema extrae su nombre, empresa, cargo y redes sociales, genera un badge profesional y lo envía a imprimir en una impresora térmica sin formularios ni esperas.

Con eso claro, el siguiente paso fue construir una solución que realmente eliminara esa fricción, no solo moverla de lugar.

Optamos por una arquitectura completamente serverless. El frontend corre sobre CloudFront y S3 como una Progressive Web App en JavaScript que funciona en cualquier dispositivo sin instalación. A través de API Gateway se conecta con un backend en Lambda que se encarga de extraer los datos desde Builder Center, generar el badge en segundos y manejar las estadísticas en tiempo real. DynamoDB registra la asistencia y SQS organiza la impresión, que se ejecuta desde un cliente local conectado a la impresora.

Para un evento de 100 personas, el costo total en AWS es aproximadamente un dólar.

Ahora viene la parte que más nos gusta contar. Todo este proceso no salió de una sala de reuniones ni de un documento de especificaciones. Partimos de describir el problema y la experiencia que queríamos lograr en lenguaje natural. A partir de ahí, trabajando con Kiro y Claude, fuimos iterando la solución. La IA ayudó a refinar el enfoque, proponer mejores patrones, resolver la integración con la impresora y tomar decisiones más sólidas en el camino.

El tiempo entre esa primera idea y tener el sistema funcionando en producción fue de aproximadamente tres horas.

Los números cuentan esta parte de la historia. El tiempo de registro bajó de varios minutos a 12 segundos. Pasamos de tres personas coordinando la entrada a una sola. La tasa de errores en datos llegó a cero porque la información viene directamente del perfil del asistente.

Pero lo que más nos importa no aparece en ninguna métrica. Es ese momento en que alguien llega, ve su nombre ya impreso con su empresa y su cargo, nota el QR que conecta a sus redes sociales, y se detiene un segundo. Ese instante de sorpresa es el primero de la noche, y cambia el tono de todo lo que viene después.

Una satisfacción de 4.9/5 en encuestas post-evento nos dice que algo estamos haciendo bien. Pero la mejor señal es más simple. La gente llega con ganas, y eso, se nota.

La primera impresión de un evento no se improvisa. Por eso, decidimos hacer el proyecto open source para que cualquier AWS User Group pueda replicarlo. Solo necesitas una cuenta de AWS y una comunidad activa en AWS Builder Community. El despliegue basado en CloudFormation/SAM toma alrededor de 15 minutos, y el sistema está pensado para adaptarse al branding de cada grupo. La única inversión física es una impresora térmica, y el papel alcanza para cientos de badges por rollo.

Si organizas eventos técnicos, esta es una de esas cosas que construyes una tarde y usas para siempre. Y si decides implementarla, cuéntanos cómo te fue.
Git: https://github.com/hdmartinezm/registro-entrada-meetup